All Posts By

Bas Buitendijk

RGS en datakwaliteit

By | Publicatie

Op 14 maart jl. is het referentiegrootboekschema (RGS) voor de woningcorporatiesector gelanceerd. Aedes had een prachtige lanceer bijeenkomst georganiseerd waar veel publiek op af was gekomen. Mooi om te zien hoe samenwerking in de sector leidt tot een volwassen en bruikbaar product dat een goede bijdrage kan leveren aan professionalisering binnen de sector. Bij de opstart van dit RGS-traject waren we vanuit VVA betrokken. Destijds als Adviseur Informatievoorziening en Informatiemanagement a.i. bij Aedes.

Efficiëntere aanlevering van gegevens
RGS is een uniform en gestandaardiseerd rekeningschema. Het biedt mogelijkheden om vanuit de administratie op efficiënte wijze de uniforme aanlevering van gegevens te realiseren. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van vastgestelde definities. Op basis van de landelijk geldende RGS is er in samenwerking met corporaties, leveranciers en andere stakeholders gekomen tot een RGS voor woningcorporaties. Aan deze (landelijke) standaard zijn specifiek voor corporaties grootboekrekeningen toegevoegd die benodigd zijn voor de administratie van deze organisaties.

De standaard RGS codes kan je gebruiken naast je reeds bestaande grootboekschema als vertaling naar SBR (Standaard Business Reporting). Je kunt er als organisatie ook voor kiezen om het RGS voor woningcorporaties te gebruiken als vervanging van je huidige grootboekschema.

De rol van ERP leveranciers
RGS helpt bij het meer geautomatiseerd aanleveren van verantwoordingsinformatie via SBR. Met als uiteindelijke stip op de horizon: het verstrekken van verantwoordingsinformatie met één druk op de knop! Bij de implementatie van het RGS spelen de mogelijkheden van de in gebruik zijnde financiële software binnen jouw organisatie een rol. Het is te adviseren om na te gaan welke ondersteuning jouw leverancier hierin biedt en wat deze ondersteuning precies inhoudt. Sommige leveranciers kunnen ondersteuning bieden bij het koppelen van het grootboekrekeningschema aan RGS binnen het systeem. Anderen ondersteunen dit met een koppeling naar een apart systeem.

Datakwaliteit
RGS en SBR gaat pas echt renderen als de registratie van gegevens binnen je organisatie correct en tijdig plaatsvindt. Daarom is de datakwaliteit in systemen van groot belang. Het is verstandig om voorafgaand aan de implementatie van RGS (in welke vorm dan ook) vast te stellen hoe het met de datakwaliteit is gesteld. Dat is een goed vertrekpunt om eventueel een “data op orde” traject te starten.

VVA-informatisering is een innovatief en onafhankelijk informatiseringsbureau. We werken op het snijvlak van organisatie en ict. En spreken beide talen. Onze projectleiders en adviseurs zijn experts op het gebied van digitale strategie, online dienstverlening, data-management, informatiebeveiliging en privacy, softwareselectie en -implementatie, slimmer werken en organisatie inrichting.

Livegang bij Woonbron

By | Nieuws

Na een goed verlopen overgangsweekend is Woonbron deze week gestart met DO Empire!

De livegang is goed verlopen. Er zijn weinig issues. De organisatie van Woonbron pakt het goed op en ervaren de voordelen van DO Empire van cegeka-dsa. Ook de oranje DO-nuts namens VVA vielen maandag goed in de smaak.
De implementatie van DO Empire incl Connect-it (Via-Data) en gekoppelde systemen levert een beter gestroomlijnd DO proces. DO Empire werkt gekoppeld met IRIS van Kubion en de Inspectie-app van Casix. Met de implementatie van DO Empire wordt Pharos uitgefaseerd.

Trots op het projectteam en iedereen die hier een bijdrage aangeleverd heeft. Woonbron heeft hiermee een belangrijke stap vooruit gezet.

Huurdersportaal: De verborgen wereld van Nintendo Mario Bros!

By | Publicatie

Nintendo heeft het afgelopen jaar volop gescoord met het nieuwste spel Pokémon GO. Ook komen zij binnenkort met een nieuw spel van de oude kaskrakers: ‘Mario Bros’ voor op de Ipad/Iphone. Ik denk dat de meesten van jullie het wel kennen. Een leuk behendigheidsspel waarin je de hoofdpersoon Mario en zijn vriend Luigi door allerlei levels heen moet loodsen. Een computerspel waar je soms grappige verrassingen in tegen komt.

Het leukste is als je door in het spel op de juiste plek op de juiste knop drukt je een verborgen level vindt. Dan gaat er een hele nieuwe Mario Bros wereld voor je open.

Als je sommige huurdersportalen ziet, zou je daar aan kunnen denken. Woningcorporaties hebben vaak een prachtige website en plaatsen regelmatig allerlei nieuwe content. Ook hebben steeds meer woningcorporaties de strategie om meer digitaal te doen. Zodoende implementeren ze een huurdersportaal. Zo’n huurdersportaal is te benaderen door op de juiste knop op de website te klikken. Vaak is die knop rechtsboven te vinden en te herkennen aan het woord “mijn…..” Wat je daarna ziet is, vaak een totale verrassing, een nieuwe verborgen wereld. Men moet in ieder geval moeite doen om er echt in te komen, want een inlognaam en wachtwoord is wel zo veilig.

Als de huurder dan nog steeds geïnteresseerd is om deze verborgen wereld in te komen, waarvan hij nog niet weet wat daarin te beleven is, moet hij zijn inlognaam en wachtwoord opzoeken en/of opvragen. Minder vasthoudende huurders denken op dat moment: de beller is sneller!

Kan het ook anders? Ja, ik denk het wel.

Websites en huurdersportalen zijn vaak nog ingestoken en ontwikkeld vanuit het perspectief van de corporatie en niet geredeneerd vanuit de klant. Wat ik daarmee bedoel is dat de belangrijkste zaken, waarvoor de huurder komt, niet prominent zichtbaar zijn. De huurder wordt vaak geconfronteerd met interessante informatie, waar hij/zij niet direct naar op zoek is. Bijvoorbeeld: informatie over een bewonerspanel, de mogelijkheid tot stage, mooie afspraken van de corporatie met de gemeente, oplevering van een nieuwbouwcomplex en niet te vergeten het jaarverslag!

Huurders komen bijvoorbeeld wel voor: het melden van een reparatieverzoek, voor informatie over hun huurbetaling, een nieuwe huurwoning en informatie over klussen aan hun woning. Ze zoeken de informatie die bij hun situatie past.

Corporaties zouden veel meer die items naar de voorgrond moeten brengen, waar de huurders voor komen. Deze zaken moeten niet verstopt worden tussen een overdaad aan voor de huurder minder relevante informatie of de informatie verstoppen achter soms een onnodig ingewikkelde log-in.

Een goede en bruikbare methodiek voor het inrichten van een website is: ‘de toptaken methodiek’ van Gerry McGovern. In een notendop stelt hij dat, door je meer te focussen op wat de klant wil en waar de klant voor komt bij de inrichting van je website, je succesvoller bent in het realiseren van de organisatiedoelen. De hoofdgedachte is: met minder content en meer focus op de klant, bereik je meer met je website. Dus concreet: Plaats de 5 belangrijkste zaken (toptaken) voor de klant op de meest prominente plaats op je website.

Middels een (toptaken)onderzoek kun je nagaan waar klanten voor naar de website zouden willen komen. Dat geeft soms verrassende inzichten. Mogelijk kom je er achter dat je nu via de website zaken aanbiedt waar klanten niet op zitten te wachten. Dit terwijl het wel tijd en moeite kost om die informatie op de website te zetten en actueel te houden. Mogelijk kom je er ook achter dat er zaken niet via de website geregeld kunnen worden, terwijl klanten dat wel graag willen.

Huurders van woningcorporaties willen zaken zo snel en gemakkelijk mogelijk regelen. Elk obstakel is dus een kans op afhaken.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 5% van de taken, al 25% van de behoefte van de websitebezoeker vervult. Daarom is het van belang deze 5 tot 7 belangrijkste taken, prominent op de website te plaatsen, zodat voor de bezoekers de weg naar deze item zo kort mogelijk is. De overige 35% van de items zorgen voor nog ongeveer 50- 60% van het websitebezoek. Door focus op eerst de 1ste 5% en daarna de overige 35% kan je 80% van je klantvragen online beantwoorden.

Vanuit VVA-informatisering begeleiden wij allerlei corporaties met vraagstukken over digitalisering en het inzetten van portalen. Zo hebben wij vele corporaties begeleid bij de implementatie van woonruimteverdelingssystemen, huurdersportalen, aannemersportalen enz. Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op. Als onafhankelijk adviseur kunnen wij uw organisatie hierbij helpen.