All Posts By

Martijn Videler

Saas: een zegen voor beheer… of toch niet?

By | Publicatie

Software as a Service wordt in rap tempo de nieuwe norm in softwareland. Dat betekent ontzorging op het gebied van technisch beheer. Nieuwe updates worden vooraf (geautomatiseerd) doorgetest en door de softwareleverancier gepusht naar de hele klantenkring. Ideaal toch?

Je zou zeggen van wel! Het roept een beeld op dat voor systeembeheerders en technisch applicatiebeheerders dit tot minder beheer zorgt. Voor veel organisaties is dat (op termijn) ook het geval. Maar de overstap naar SaaS oplossingen brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Hieronder worden er een aantal kort aangestipt.

Regievoering

Heb je applicaties volledig in eigen beheer, dan bepaal jij als corporatie zelf wanneer je nieuwe software updates doorvoert. Rekening houdend met afhankelijkheden met andere applicaties en interne prioriteiten. Binnen het SaaS model is dat niet langer een automatisme. De softwareleverancier bepaalt (in meer of mindere mate) wanneer zij de nieuwe softwareversie voor jou doorvoeren. Zonder rekening met andere systemen of interne prioriteiten te houden. De praktijk moet gaan uitwijzen hoe dat uitpakt voor corporaties met een uitgebreid applicatielandschap met gekoppelde systemen. De belofte is uiteraard dat na software updates alles goed blijft functioneren. Is dat het geval, dan zal de impact nihil zijn. Als het tegenzit, kan dat een heel ander verhaal worden.

Koppelingen

Gestandaardiseerde standalone applicaties lenen zich het best voor het SaaS model. Maar SaaS is onder alle applicaties de norm aan het worden. En dan wordt het spannender als applicaties cruciale gegevens met elkaar uit moeten wisselen. De huidige praktijk is dat koppelingen tussen applicaties vaak gedoe opleveren. Omdat met nieuwe software updates het onderliggende datamodel is veranderd, of de webservices die gegevens aanleveren of juist verwerken. Een significant deel van de huidige testinspanningen gaat daarom uit naar koppelingen tussen systemen. Worden nieuwe softwareversies straks allemaal automatisch gepushed, dan valt er vooraf niet veel meer te testen en is het op hoop van zegen dat alles naar behoren blijft functioneren. Tenzij er afspraken met de SaaS leveranciers worden gemaakt om toch vooraf de beschikking te krijgen over een testomgeving die gekoppeld kan worden aan testomgevingen van derden.

Beveiliging

Met de groei van SaaS raakt het applicatielandschap steeds verder versnipperd over verschillende datacenters in Nederland en daar buiten. Datacenters ontlenen hun bestaansrecht ondermeer uit het aanbieden van extreem goed beveiligde omgevingen. Het ontsluiten van de  eigen applicaties hebben zij doorgaans goed in de vingers. Waar gegevens met andere systemen moeten worden uitgewisseld, ontstaat ook de noodzaak om beveiligingsprotocollen op elkaar af te stemmen. Een uitdaging die veel minder impact heeft wanneer alles in het eigen datacenter draait.

Het proces waarin leveranciers elkaar beveiligingsprotocollen en -maatregelen opleggen, geredeneerd vanuit de eigen standaarden, verloopt doorgaans niet soepel in de praktijk. Daar gaat dan ook een behoorlijk deel van de tijd in zitten van de systeembeheerders en technisch applicatiebeheerders met de opkomst van SaaS. Hun werk wordt – in eerste instantie – niet heel veel minder, maar wel anders.

Conclusie

SaaS is als beweging niet meer tegen te houden en biedt in potentie ook tal van voordelen voor organisaties. De veronderstelling dat daarmee corporaties volledig ontzorgd zijn en het beheer ook volledig buiten de deur ligt, is te kort door de bocht. Zeker in de overgangsfase, waarin steeds meer (gekoppelde) applicaties migreren naar een SaaS oplossing. Dan hebben systeembeheerders en technisch applicatiebeheerders hun handen nog vol aan het voeren van regie, het borgen dat koppelingen goed blijven functioneren en dat applicaties op een veilige wijze aangeroepen kunnen worden, op ieder device en gegevens met andere (SaaS) oplossingen kunnen uitwisselen. Taken die niet te onderschatten zijn voor de borging van een onverstoorde bedrijfsvoering! De praktijk gaat uitwijzen hoe snel deze aandachtspunten onder controle zijn en welke leveranciers daarin voorop lopen.

Vloeibare IT: wie wil dat nu niet?

By | Publicatie

Het is een kwestie van tijd, maar het komt er aan: vloeibare IT. Woningcorporaties moeten steeds effectiever en efficiënter werken, hebben vaak een versnipperd applicatielandschap en hoge ambities voor online dienstverlening. Zou het dan niet prettig zijn wanneer informatie als het ware vloeibaar door de organisatie stroomt en interne en externe processen vloeiend in elkaar overlopen? Niet gehinderd door gebrek aan systeemintegratie en een veelvoud aan informatiesystemen die ieder slechts een deel van een proces ondersteunen?

Een utopie? Nee hoor!

Een utopie, hoor ik u denken. In veel branches niet. Sterker nog: in commerciële branches is dat zelfs gemeengoed. Hoe zouden partijen als grote telecomaanbieders, banken, webshops of reisorganisaties anders kunnen overleven denkt u? Dergelijke partijen uit de commerciële wereld hebben dezelfde uitdagingen als hierboven genoemd. De snelheid waarmee zij hun processen moeten kunnen aanpassen, de complexiteit van hun applicatielandschap en de noodzaak tot online dienstverlening richting hun klanten, maakt dat zij al gebruik maken van wat ik noem vloeibare IT.

Enterprise Service Bus – bindingsmiddel tussen systemen

Een kenmerk van vloeistof is dat het op plekken komt waar vaste bestandsdelen nog ruimte laten. Het gedraagt zich als een (ver)bindingsmiddel. In de analogie met IT is dat niet anders. Als voorbeeld noem ik een Enterprise Service Bus (ESB). Dit een vorm van systeemintegratiesoftware die al lang gemeengoed is in de commerciële wereld en ieder van ons dagelijks (ongemerkt) gebruikt. En ervoor kan zorgen dat gegevensuitwisseling tussen internetportalen en een veelvoud aan interne applicaties op een goede manier plaatsvindt. Dat wil zeggen op basis van eenmalige vastlegging, hergebruik, realtime, veilig en beheersbaar.

BPM software – bindingsmiddel tussen processen

Business Process Management (BPM) software is een ander voorbeeld van vloeibare IT. Met BPM software kunnen processen gemodelleerd worden op basis van flexibel in te stellen bedrijfs- en beslisregels. Het stelt organisaties in staat om processen vloeiend in elkaar over te laten lopen. Over verschillende applicaties heen. En deze bovendien te monitoren op basis van zelf gedefinieerde dienstenniveaus.

Een ander belangrijk kenmerk is dat je veel meer mogelijkheden creëert om je online dienstverlening uit te breiden. Huurdersportalen kunnen nu slechts een beperkt aantal transacties direct in achterliggende systemen verwerken. Waarom? Omdat het merendeel van de dienstverlening nog om een menselijke beoordeling van de situatie vraagt. BPM software is echter zo in te zetten dat een groot deel van de contextbeoordeling met een juiste inrichting van de bedrijfs- en beslisregels in de software afgevangen kan worden. Bovendien worden ‘twijfelgevallen’ door de software herkend en via een takenbak alsnog aan iemand voorgelegd. Waarna het proces (uiteraard) afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling opnieuw geautomatiseerd vervolgd kan worden.

Vloeibare IT: nuttig met mate!

BPM software functioneert het beste binnen de totale IT architectuur als deze gedoseerd wordt ingezet. Dat betekent gericht en vooral als verbindingsmiddel tussen applicaties. Waarbij het de bedrijfslogica in bestaande applicaties met rust laat en daar juist gebruik van maakt. Geen functionaliteit voor procesondersteuning na gaan bouwen die al bestaat! Dat lijkt logisch, maar meer gebruik is verleidelijk. Omdat de flexibiliteit smaakt naar meer.

Datzelfde geldt voor de inzet van een ESB. Niet alle vormen van gegevensuitwisseling moet via een ESB lopen. Ondanks dat het wel mogelijk is. Vergelijk het met vervoersstromen: soms kunnen goederen het beste worden vervoerd via luchttransport, wanneer snelheid belangrijk is. En soms beter over water, wanneer kosten belangrijk zijn. Of over de weg,  wanneer flexibiliteit van afleveradressen belangrijk is. Vaak gaat het ook nog eens in een combinatie. Dat is met gegevensuitwisseling tussen systemen niet anders.

Toepassingsmogelijkheden voor corporaties

Wij merken dat de behoefte aan vloeibare IT oplossingen groeit. Alleen herkennen de meeste corporaties én de bekende systeemleveranciers de oplossingen (nog) niet. Dat is een kwestie van tijd. Net zo goed als dat de kosten voor dergelijke oplossingen de laatste jaren drastisch zijn gedaald. Dat komt omdat de aanbieders van dergelijke oplossingen de corporatiebranche en MKB markt in zijn algemeenheid als potentiële markt hebben ontdekt. Ze hebben hun prijsstelling neerwaarts bijgesteld of lichtere varianten op de markt hebben gebracht.

Een concreet voorbeeld

De ESB en BPM oplossingen zijn uitstekend inzetbaar voor het verhuurmutatieproces bijvoorbeeld. Waar veel corporaties gebruik maken een huurdersportaal, primair systeem en apart (regionaal) woonruimteverdeelsysteem. Stel dat een corporatie het huuropzeggingsproces via het huurderportaal wil laten verlopen en afhankelijk van de staat van de woning wel of geen eerste inspectie wenst uit te voeren. Dan moet de opzeggende huurder een aantal vragen over de staat van de woning beantwoorden in de beslisboom in het huurdersportaal. Tegelijkertijd wordt relevante informatie via de ESB opgehaald uit het primaire systeem. Bijvoorbeeld over de datum van oprichting en renovatie en de duur en samenstelling van de bewoning. Beide worden via de ESB samengebracht in de BPM oplossing. Daar wordt vervolgens op basis van flexibel in te stellen bedrijfsregels getoetst of de combinatie van de informatie uit beide bronnen leidt tot het besluit van het inplannen van een eerste inspectie. Allemaal realtime, zodat direct een planningsvoorstel uit het planningssysteem kan worden voorgelegd. De BPM software kan vervolgens volgen of de opgezegde woning ook binnen de gedefinieerde termijn binnen het woonrruimteveerdeelsysteem gepubliceerd wordt. En signalen afgeven wanneer dat niet het geval (dreigt) te zijn. Niet meer achteraf de leegstandscijfers analyseren dus, maar direct ingrijpen wanneer het nog kan!

Bent u nieuwsgierig geworden naar de toepassingsmogelijkheden voor woningcorporaties? Laat het ons weten. Als onafhankelijke adviseur kunnen wij u voorlichten over de (on)mogelijkheden en u daar bewust keuzes in laten maken.