RPA-Mitros

september 2019

Case – Robotic Process Automation

Facturen herkennen, uitlezen en opvoeren

Mitros

Facturen herkennen, uitlezen en opvoeren

Bij woningcorporatie Mitros in Utrecht kwam de vraag of RPA een oplossing kon bieden bij de factuurverwerking. De huidige oplossing voldeed niet, en bij het zoeken naar een andere oplossing werd ook RPA overwogen. De robot moet facturen ontvangen, vervolgens uitlezen en relevante gegevens ophalen om deze vervolgens in het ERP te boeken.

Uitvoeren van een haalbaarheidsstudie

Om te bekijken of RPA een goed alternatief zou kunnen zijn voor traditionele factuurherkenning software is er een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd. Onderdeel hiervan is het VVA feasibility model dat aangeeft of een proces geschikt is voor RPA. Al snel was duidelijk dat RPA een uitkomst kon bieden. Vooral gezien de grote hoeveelheid facturen en de kans op fouten bij handmatige registratie.

Ontwikkeling & implementatie

Vanuit de Proof of Concept is een eerste prototype gebouwd. Hierbij zijn de facturen van de meest voorkomende leveranciers gebruikt als input. Al snel kon de RPA robot alle belangrijke onderdelen van de factuur herkennen zoals het factuurnummers, bankrekeningen, totaalbedragen etc. Op basis hiervan kan de robot aan de slag met het boeken van de inkoopfactuur in Empire. Hier wordt de volledige boeking aangemaakt en ter goedkeuring aangeboden aan een collega.

Op dit moment werkt de robot al voor enkele honderden facturen, en het aantal wordt snel uitgebreid. Hierbij kijkt de robot naar het type factuur om te bepalen hoe deze geboekt moet worden.

Vervolg

Na de succesvolle uitvoering van de Proof of Concept is het tijd om te kijken hoe de robot uitgebreid kan worden. We hopen samen met Mitros verder het traject in te gaan zodat de robot in de productieomgeving kan worden geplaatst. Daarna kunnen we onderzoeken waar nog meer mogelijkheden liggen voor RPA binnen Mitros.

Geïnteresseerd in deze oplossing, of wellicht een andere implementatie van RPA? Neem contact met ons op.