Hoe Sportbedrijf Rotterdam groeide naar een moderne ICT -werkplek en -infrastructuur

december 2021

Hoe Sportbedrijf Rotterdam groeide naar een moderne ICT -werkplek en -infrastructuur

Sportbedrijf Rotterdam

Sportbedrijf Rotterdam faciliteert sport en beweging met toegankelijke, schone en veilige sportvoorzieningen in Rotterdam en voorziet in programmering om inwoners van Rotterdam en omgeving in beweging te krijgen en te houden.

Vanuit de Aanbestedingswet* heeft Sportbedrijf Rotterdam de verplichting om alle grote ICT-producten en -diensten volgens Europese richtlijnen aan te besteden. Los van deze plicht was er ook behoefte om te vernieuwen. Om die redenen is er begin 2020 een Europese aanbesteding opgestart onder leiding van Van Berchum Interimmanagement die het overall programmamanagement verzorgde. Het doel hiervan was om te komen tot een goede ICT-infrastructuur en moderne werkplek. De scope bestond uit de werkplek devices (laptops/tablets/smartphones), de werkplek software, het netwerk en de helpdesk voor alle ICT-vraagstukken. Het Sportbedrijf benaderde VVA als inhoudelijke adviespartij voor de aanbesteding en voor projectleiding van de implementatie.

Omvang van de opdracht

Het project heeft voor Sportbedrijf Rotterdam geresulteerd in een nieuwe ICT-werkplek voor 350+ gebruikers, vernieuwing van 25+ LAN/Wifi-locaties, contractovername voor 100+ WAN-locaties en een nieuwe servicedesk voor alle ICT-vragen. De oude Citrixwerkplek is vervangen door een Windows 10 laptopconcept met daarop de moderne Office 365 mogelijkheden. Het was wel een flinke uitdaging om daartoe te komen. We hebben er met veel plezier en toewijding aan gewerkt.

De aanbesteding

De aanbesteding was procedureel opgezet en begeleid door Het NIC, waarbij VVA tezamen met een projectteam van Sportbedrijf Rotterdam en een juridisch adviseur van Het NIC heeft gezorgd voor de inhoud van de stukken en de beoordeling van de partijen. Hierbij zijn we gestart met het vaststellen van de scope van deze aanbesteding. Vervolgens hebben we per onderdeel de eisen en wensen opgesteld en de huidige situatie beschreven. Dit laatste bleek de grootste uitdaging te zijn. Aangezien het Sportbedrijf pas in 2018 is opgericht en het aantal sportlocaties behoorlijk fluctueert ontbrak er veel actuele documentatie. Ook was er sprake van verborgen ICT die niet bij de (uitbestede) ICT-afdeling bekend was (ook wel shadow IT genoemd). We hebben dan ook maar liefst 227 vragen gehad van geïnteresseerde aanbieders. Deze zijn deels tijdens het aanbestedingstraject door het projectteam van Sportbedrijf Rotterdam beantwoord en deels door de winnende leverancier in de proof of concept fase die na de selectiefase volgde.

De aanbesteding is gewonnen door KPN. Met hen hebben we de proof of concept periode doorlopen. Het resultaat van de proof of concept fase was tweeledig. Enerzijds heeft KPN aan Sportbedrijf Rotterdam aangetoond dat zij geschikte producten en diensten kon leveren. Anderzijds zijn de werkelijke benodigdheden voor het project zo goed als mogelijk in kaart gebracht en opgenomen in een projectplan. Het contract kon dus definitief gemaakt en ondertekend worden en de implementatie mocht starten.

De implementatie: van plan A naar plan B

Vervolgens kwam de implementatiefase. En welk ICT-project loopt nu volledig volgens plan? Nog voordat we de nieuwe werkplek konden testen ontstond er een grote storing in het datacenter van de latende partij. De ICT-systemen van al hun klanten waren tijdelijk buiten gebruik. Medewerkers van Sportbedrijf Rotterdam konden dus niet meer bij hun applicaties, bestanden, e-mail, etc. Alle aandacht van de latende partij ging op dat moment uit naar het verrichten van onderzoeks- en herstel- werkzaamheden. Er was weinig bekend over de doorlooptijd, maar het leek erop dat het voor sommige systemen wel weken kon duren om te herstellen. Voor ons project betekende dit dat we direct samen met KPN een plan hebben gemaakt voor een noodmigratie (plan B). En met succes.

Hoewel we voor veel zaken zoals de applicaties en bestanden afhankelijk waren van derden, hebben we toch binnen enkele dagen iedereen kunnen voorzien van een werkende laptop met Office applicaties en e-mail. De dank van de eindgebruikers was groot! Het was een flinke logistieke operatie die volledig corona proof is verlopen. Doordat we tijdelijk geen e-mail hadden was het aantal Whatsapp berichten tijdens de migratie ook ongekend.

* Een aantal richtlijnen van de Europese Unie verplicht Europese overheden om overheidsopdrachten die een bepaald bedrag te boven gaan uit te schrijven via de procedure van een Europese aanbesteding. Volgens de richtlijnen dient de opdracht op een aanbestedingsplatform geplaatst te worden. Hier krijgen alle partijen in de markt dezelfde transparante informatie en deadlines om te reageren op de aanvraag. Zo heeft iedereen dezelfde kans om deel te nemen.