Team Onderhoud van Sportbedrijf Rotterdam scoort met hun vernieuwde onderhoudssysteem

november 2021

Team Onderhoud van Sportbedrijf Rotterdam scoort met hun vernieuwde onderhoudssysteem 

End-of-life onderhoudsmeldingensysteem 

Sportbedrijf Rotterdam is specialist in het exploiteren, onderhouden en ondersteunen van sportlocaties door heel de stad. Voor het onderhoud van sportlocaties worden diverse softwaresystemen gebruikt. Aangezien het systeem voor de onderhoudsmeldingen end-of-life was heeft het Sportbedrijf zich in de periode 2019-2020 georiënteerd op andere mogelijkheden. VVA-informatisering is gevraagd om hierin te adviseren. Samen met een projectteam van de klant hebben we een programma van eisen opgesteld voor de vernieuwing en is getoetst in hoeverre de huidige leverancier Spacewell hier invulling aan kan geven. Het oriëntatietraject eindigde met een besluit om een nieuw systeem te implementeren van de huidige leverancier, namelijk Axxerion. Changeblue, partner van Spacewell, is betrokken geweest bij het oriëntatietraject en heeft de implementatie van Axxerion uitgevoerd. VVA-informatisering verzorgde de projectleiding voor de implementatie. 

User stories 

Als aanpak voor het programma van eisen is er gekozen om de behoefte uit te werken in user stories. Een user story is een korte beschrijving (story) van wat een gebruiker (user) wil en waarom. Op basis hiervan heeft de leverancier een offerte gemaakt en per user story aangegeven hoe ze de wens of eis kunnen invullen. Voor de implementatie is een watervalaanpak gehanteerd waarbij de nieuwe softwarefunctionaliteiten gefaseerd zijn uitgeleverd. Tijdens de implementatie is het programma van eisen meermaals gebruikt om de realisatie te toetsen en waar nodig bij te sturen.  

Opbrengsten 

Het nieuwe onderhoudssysteem is 1 januari 2021 live gegaan en wordt nu ingezet voor het verwerken van onderhoudsmeldingen en -opdrachten.  Voor de meeste gebruikers betekent dit dat ze nu eindelijk op een laagdrempelige manier én op alle devices een onderhoudsmelding incl. foto’s kunnen indienen. Voor Team Onderhoud houdt dit in dat ze nu eenvoudig opdrachten kunnen verstrekken voor geplande en niet-geplande zaken.  Uiteindelijk heeft de implementatie van het nieuwe systeem bij Sportbedrijf Rotterdam geleid tot efficiency in de werkprocessen, betere informatievoorziening, meer proceskennis bij de medewerkers en een solide basis om in de toekomst op door te bouwen. En ook hebben we gewerkt aan de volleybal skills van het projectteam!