Als adviseur heb ik al veel selectietrajecten begeleid namens de klant. Zodoende heb ik een prima trackrecord opgebouwd en kan ik mezelf specialist noemen op het gebied van selectie en implementatie van software. Waardevol natuurlijk. Maar ik was met name een specialist in het voorkomen van fouten door de leverancier, managen van verwachtingen van de klant en indekken van mogelijke risico’s door die bij de leverancier te leggen. Kan dat niet anders?

Tot voor kort niet. Ik liet leveranciers een programma van eisen (PvE) invullen met soms duizend vragen waarop zij een zo goed mogelijk antwoord moesten geven. En dat ook nog eens voor de laagste prijs. Soms en te vaak kwamen we dan in een spagaat. Want naast dit alles willen we ook nog een partnerrelatie met de leverancier opbouwen.

Intensief

Het kost enorm veel tijd kost om een PvE op te stellen, te beantwoorden, te scoren en te wegen. Ook het opstellen en het onderhandelen van contracten kost veel tijd. En het is maar de vraag of je hier de beste leverancier uithaalt. De antwoorden in het PvE zijn vaak positief en voorzien ronkende termen. De leverancier ziet zo’n PvE als de maximale eis. En de klant juist als minimale eis.

Tevens wil je als adviseur in het selectietraject de medewerkers van de klant meenemen. Helaas dreigen die  al snel de draad kwijt te raken als je met het PvE op detailniveau aan de slag gaat. Verder is het bijna hogere wiskunde om de ingediende prijzen vergelijkbaar te maken en gaat er veel tijd zitten in het (uit)onderhandelen van het contract en de prijs. Kan dat niet anders?

Het kan ook anders

Zeker! Het kan ook anders. Na gesprekken met klanten en leveranciers ben ik op zoek gegaan naar een methode waarbij je op een hoog abstractieniveau je selectievragen kunt stellen. “Wat moet de oplossing voor jou] doen?”

We stellen de zogenaamde “gebruikersverhalen” (user stories) op. Niet meer dan een stuk of dertig, inclusief de context. We vragen de leveranciers of zij met hun product deze user stories kunnen invullen. We vragen niet naar het “wat”, maar naar het “hoe”. Dit zijn de prestaties die de leveranciers gaan leveren.

Ook vragen we naar kansen die er zijn als we voor hun product kiezen. Kansen die zij gevraagd en ongevraagd zien. Belangrijk is ook het risicodossier. We vragen de leverancier welke risico’s hij ziet tijdens de implementatie of het gebruik van zijn product. Dat zijn risico’s waarop de leverancier geen invloed op heeft.

De drie in te dienen dossiers (prestaties, kansen en risico’s) worden beoordeeld door een klein team van betrokkenen. Een dossier bestaat uit niet meer dan twee A4-tjes. Geen ellenlange verhalen, maar bondige antwoorden die er toe doen. De begeleider van het selectieproces (de adviseur) bewaakt de kwaliteit van interpretatie en score.

Plafondprijs zonder onderhandelingen

De prijs is een belangrijk onderdeel. En bepaalt de klant vooraf. Dat noemen we de plafondprijs. De leverancier geeft zelf aan wat zijn product gaat kosten en moet daarbij onder de plafondprijs blijven. De gescoorde dossiers worden opgeteld of afgetrokken van de opgegeven prijs. Daarmee hoeft de goedkoopste inschrijver niet te winnen. De winnaar is de leverancier die het best presteert, inclusief kansen en risico inschatting. Prijsonderhandelingen doen we niet. We hebben immers aan  de voorkant onze maximale prijs al bepaald.

Wel gaan we met die best presterende leverancier exclusief het project toetsen en verifiëren en kijken we naar de contractbepalingen. Zijn er geen verrassingen meer? Dan hebben we een deal! We gaan dan de volgende dag al direct over tot de implementatie.

A perfect match

Het is vooral ook een leuk en leerzaam selectietraject. Zo krijgen zowel de klant als leveranciers een kennissessie van deze aanpak op speelse en unieke wijze. Bijkomend voordeel: de selectietijd wordt met 25 tot 50 procent verkort. En de betrokkenheid van klant en leverancier stijgt enorm. Zij waarderen deze vernieuwde aanpak. De klant omdat zij de best presterende leverancier selecteren. De leverancier omdat hij als expert gezien wordt. A perfect match!

Meer weten?

Bent u nieuwsgierig geworden naar de toepassingsmogelijkheden voor woningcorporaties? Laat het ons weten. Als onafhankelijke adviseur kunnen wij u voorlichten over de (on)mogelijkheden en u daar bewust keuzes in laten maken.