Het uitbesteden van de kantoorautomatisering wordt door vele corporaties gedaan, omdat de kennis en techniek niet meer intern bij te houden zijn. Echter is dit niet simpel een kwestie van het verplaatsen van activiteiten. Hierbij worden de organisatorische consequenties vaak onderschat. Hoe zorg je er nu voor dat het “mannetje van de automatisering” niet wordt gemist?

Iedereen kent ze wel, de man van de automatisering, die de systemen in de lucht houdt. Als er problemen zijn bel je hem, leun je achterover, hij doet wat met je computer en het is opgelost. Vaak een ritueel, dat zich regelmatig herhaalt. Maar de problemen worden groter en complexer en het oplossen kan steeds vaker niet lokaal worden opgepakt, dus gaan we uitbesteden. Geen probleem, dan belt de medewerker toch een servicedesk! Die overdracht gaat echter niet vanzelf, hieronder staan twee tips om bij outsourcing toe te passen.

Tip 1: oorzaak voor de voorgaande situatie is de wat beperkte digitale vaardigheden van de gemiddelde gebruiker. Een eerste stap om het geschetste probleem te voorkomen is het verbreden van de kennis over meer mensen van de organisatie. Bijvoorbeeld door het benoemen van kerngebruikers, die verantwoordelijk zijn voor (delen) van applicaties. Heeft een medewerker een vraag, dan stellen ze die eerst aan de kerngebruiker, die daarmee tevens een buffer vormt naar de leveranciers. De verantwoordelijkheid van de kerngebruiker gaat verder dan alleen eerstelijns helpdesk. Zij volgen ontwikkelingen, doen adviezen voor verbeteringen en hebben een rol in inrichten1, testen2 en live3 brengen van updates. Het is goed om die taken formeel te bevestigen en er ook binnen de functie tijd voor vrij te maken. Vaak wordt het er maar als taak bij gegeven en verdwijnt het naar het tweede plan..

Tip 2: elke leverancier presenteert zich als een partner voor het leven. Maar zoals in elk huwelijk, daar moet wel aan gewerkt worden. Investeer daarom in de onderlinge relatie. Ga leuke dingen doen en leer elkaar kennen. Want het “mannetje van de automatisering” woont nu ergens anders en de medewerkers verwachten wel dezelfde dienstverlening, én meer. Ook dit gaat niet vanzelf, dus zorg dat contractmanagement goed intern belegd. Investeer daarnaast in de analyse van de digitale vaardigheden, de gestelde vragen en de wensen van de medewerkers. Door regelmatig (eens per kwartaal) te sparren met de leverancier kunnen gerichte acties gezet worden op het verbeteren van de informatisering en automatisering, bijvoorbeeld door extra training of het uitbreiden van capaciteit.

Met het uitbesteden van de kantoorautomatisering wordt vaak ook een slag gemaakt in de kwaliteit en een toename in de mogelijkheden, bijvoorbeeld in de vorm van extra beveiliging of extra applicaties als skype-for-business. De corporatie moet zich realiseren, dat dat ook meer beheer vraagt. Het leven wordt dus niet per definitie makkelijker, maar wel mooier als het goed is.

Dus: hulpeloos na outsourcing, niet als je de hulp zelf goed organiseert!

Meer weten?

Wilt u meer weten over het uitbesteden van kantoorautomatisering voor woningcorporaties? Laat het ons weten. Als onafhankelijke adviseur kunnen wij u voorlichten over de (on)mogelijkheden en u daar bewust keuzes in laten maken.