De impact van data op organisaties wordt steeds groter. Voor meer inzicht in je bedrijfsprocessen en het nemen van goed onderbouwde beslissingen is data-analyse onmisbaar. Maar voor organisaties kan datagedreven werken soms intimiderend groot aanvoelen. Dat is echter nergens voor nodig. Want als je klein begint zul je uiteindelijk het meeste resultaat behalen met digitale transformatie.

Quick scan

Artificial Intelligence, Robotic Process Automation (RPA) en Process Mining: stuk voor stuk voorbeelden van digitale toepassingen die organisaties helpen om slimmer te werken. Maar datagedreven werken is niet iets wat je van de ene op de andere dag doet. Onderzoek toont aan dat organisaties die kleinschalig met één proces beginnen, en van daaruit stap voor stap verdergaan, de beste resultaten behalen met digitale transformatie. Mark Musters, partner bij VVA-informatisering, noemt als voorbeeld RPA, een techniek waarbij software saaie, repetitieve werkzaamheden van medewerkers kan overnemen: “Pas als RPA bij een bepaald proces succesvol is gebleken, is het zinvol om het ook op andere bedrijfsprocessen te gaan toepassen. Om te achterhalen of een bepaald proces geschikt is voor RPA, voeren wij eerst altijd een quick scan en haalbaarheidscheck uit. Vooral bij processen met hoge volumes, frequentie en foutgevoeligheid kan RPA heel interessant zijn. Een van de vele toepassingen is bijvoorbeeld het verwerken van facturen. Een proces waarbij nog lang niet alle organisaties volledig digitaal factureren waardoor er nog veel handmatige handelingen zijn en waarbij ondanks dat facturen door medewerkers van meerdere afdelingen worden gecontroleerd, deze vaak toch nog fouten bevatten. In zo’n geval is RPA dus zinvol. Maar wanneer uit de quick scan blijkt dat een proces niet zo geschikt is voor RPA, dan zeggen wij dat ook eerlijk tegen de klant.”

RPA en Process Mining

Een andere methode die vaak wordt toegepast in combinatie met RPA is Process Mining. Ook bij deze techniek, waarbij bedrijfsprocessen visueel in kaart worden gebracht, is het raadzaam om – bij wijze van pilot project – op bescheiden schaal met één proces te beginnen. “Deze tool is ideaal om bedrijfsprocessen op basis van feitelijke procesdata te analyseren”, zegt Mark. “Zo kan uit de data-analyse bijvoorbeeld blijken dat een bepaald proces in werkelijkheid volgens heel andere stappen verloopt dan dat je op basis van de beschrijvingen en procesmodellen zou verwachten. Om baat te hebben van Process Mining, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over wat je precies in kaart wil brengen, zoals bepaalde kpi’s. En minstens zo belangrijk: betrek ook je medewerkers zoveel mogelijk bij het proces van datagedreven werken. Pas als ook zij er het nut van inzien, raken zij intrinsiek gemotiveerd en krijg je alle neuzen dezelfde kant op. Met als bijkomend voordeel dat de productiviteit zal verhogen. Een echte win-winsituatie.”

VVA-informatisering wijst je de weg

Digitale transformatie heeft het meeste kans van slagen als je in het klein begint en daarna stap voor stap verder gaat. VVA-informatisering wijst je de weg. Neem contact op.