Over lean is al veel gesproken en geschreven. We laten daarom in het midden of het een hype, een filosofie of een aanpak is. Wat mij betreft is het een manier van werken waarbij iedereen binnen de organisatie zich richt op het creëren van klantwaarde in alle processen en daarbij verspillingen probeert tegen te gaan. Lean komen we in de corporatiebranche steeds vaker tegen. En daarmee ook op het domein van informatisering en automatisering. We zien echter twee duivelse dilemma’s: klantwaarde versus risicomanagement en kosten die voor de baten uitgaan. Eerder besprak ik het het eerste dilemma. Laten we nu eens naar het tweede dilemma kijken.

Dilemma 2: kosten voor de baat

Onderzoeken, analyseren, rapporten maken. Het zijn allemaal activiteiten die geen directe toegevoegde waarde hebben voor de klant en daarmee volgens de theorie van lean verspilling zijn. Dit is echter geen wet van Meden en Perzen, want bezint eer ge begint om maar in Bijbelse termen te blijven. Het dilemma is vooral hoeveel kosten we moeten maken om de verwachte baten te realiseren.

In het kader van lean denk ik altijd aan de metafoor van de verhuizing. Heeft u ook nog ingepakte verhuisdozen op zolder staan van de laatste verhuizing? En weet u wat er in zit?

Voorbeelden bij informatisering en automatisering

Laten we weer eens inzoomen op het vakgebied van informatisering en automatisering (I&A). Corporaties zetten I&A in om hun processen te optimaliseren en te beheersen. De laatste tijd zijn wij bijvoorbeeld betrokken bij meerdere projecten die het mutatieproces beogen te verbeteren. Meestal zijn daar meerdere leveranciers van softwareoplossingen bij betrokken: van het erp systeem, het portaal, de regionale woonruimteverdeling en soms ook van een ESB. Hoe organiseer je zo’n project lean?

Bij een implementatie kennen we de verschillende methodieken, zoals waterval en agile. Het tot in de puntjes uitwerken van een functioneel en technisch ontwerp zou je kunnen zien als verspilling, de ervaring leert dat je bij het realiseren altijd weer tegen problemen aanloopt die je tijdens het ontwerpen niet had voorzien. Dat is onder andere de aanleiding geweest om agile softwareontwikkeling te introduceren.

Veel publicaties hebben de samenhang tussen agile en lean al aangetoond. Het agile manifesto beschrijft dat er meer (klant-)waarde wordt gehecht aan bijvoorbeeld werkende software dan aan uitgebreide documentatie. Het doel is om de kosten van voorbereiding en documentatie te beperken en geleidelijk over te gaan naar het realiseren van de baten. Elke deeloplossing die waarde toevoegt, wordt direct in productie genomen.

Dilemma: beginnen of bezinnen?

Is lean agile softwareontwikkeling dan de oplossing? In de praktijk ervaren we bij onze projecten voor onze klanten een dilemma. Los van het feit dat de betrokken projectmedewerkers goed onderlegd moeten zijn in de principes van agile, zien we ook de nadelen van agile. Als er problemen zijn, waar vallen we dan op terug? Als in de stand-up afspraken worden gemaakt, worden ze dan wel allemaal goed geborgd? User stories blijken dan soms net niet duidelijk genoeg te zijn geweest of het gezamenlijk testen was net niet volledig genoeg. Het bijhouden van het projectbord is voor de medewerkers ook vaak een uitdaging.

Begint, én bezint met mate

Tijdens de agile aanpak moet je wel blijven nadenken en regelmatig stil staan bij de mogelijke consequenties voor het vervolg. Daarom sluit het toepassen van een ontwikkel-test-acceptatie-productie strategie (OTAP)  goed aan bij een agile aanpak. Ondanks dat OTAP erg stapsgewijs en volgordelijk is en dus niet lenig (agile) lijkt. Voor elk onderdeel is het goed om tussen elke stap stil te staan bij de consequenties voor de volgende stap. Weten we wat me moeten testen? Wanneer is het goed? En wat moeten we doen om live te gaan? Het vastleggen van de resultaten tussen de stappen is één van de succesfactoren in agile softwareontwikkeling.

Meer weten?

Wilt u meer weten over lean en agile bij projecten voor woningcorporaties? Laat het ons weten. Als onafhankelijke adviseur kunnen wij u voorlichten over de (on)mogelijkheden en u daar bewust keuzes in laten maken.