Herinnert u het verhaal van mijn collega nog over vloeibare IT? Hij schreef dat slimme IT toepassingen kunnen helpen bij het effectiever en efficiënter werken binnen woningcorporaties. Zo’n onderwerp vraagt om verdieping. En dat ga ik doen door u mee te nemen in de wereld van levende procesmodellen en business process management.

Business Process Management

Business Process management (BPM) is een methode die ernaar streeft om de inrichting van bedrijfsprocessen binnen een organisatie continu te optimaliseren. Het kan de traditionele kloof tussen de organisatie & IT overbruggen doordat het de focus legt op hetgeen waar deze twee perspectieven samen komen: de processen. Al jaren zijn organisaties bezig hun bedrijfsprocessen te modelleren om beter inzicht te krijgen in wat er nu gebeurt en wat er zou moeten veranderen in te toekomst. Doorgaans houden procesanalisten zich hier mee bezig. En zodra er verbeteringen bedacht zijn, worden de modellen doorgegeven aan de IT-medewerkers die de bouwtekening vervolgens moeten realiseren in het applicatielandschap. Dit wordt vaak projectmatig gedaan en na afloop verdwijnen de procesmodellen weer in de kast. Bij het volgende project komen ze weer tevoorschijn en u raadt het al: ze zijn niet meer up-to-date.

Business Process Management systemen

Als een organisatie gebruik maakt van een BPM systeem, dan zal dit gaan veranderen. Een BPM systeem is een suite van applicaties die verschillende BPM gerelateerde IT oplossingen kan integreren. Processen lopen vaak door de verschillende afdelingen van de organisatie heen en zodra er iets in het proces moet veranderen, moeten ook de bijhorende applicaties hierop inspelen. Een BPM systeem biedt meer grip op de gegevensuitwisseling tussen applicaties. Het is een overkoepelend systeem dat functionaliteit van losse onderliggende applicaties kan aanroepen in procesmodellen. Corporatiemedewerkers kunnen zelf bedrijfsregels aanpassen zonder daarbij de lastige programmeertaal van het systeem nodig te hebben. Complexere proceswijzigingen kunnen door het systeem al deels in code worden klaargezet voor de IT medewerkers. Vernieuwingen in het proces kunnen hierdoor sneller dan ooit gerealiseerd worden in het applicatielandschap. Organisatie en IT-medewerkers werken vanuit dezelfde bouwtekening aan optimalisaties van het proces. En dat resulteert in een betere samenwerking tussen beiden.

Procesorkestratie

De kerngedachte van een BPM systeem is dat alle systemen moeten doen waar ze goed in zijn. Applicaties moeten worden ingezet zoals de leverancier dat bedacht heeft en maatwerk oplossingen moeten worden afgevangen in de flexibele BPM laag. Dergelijke systemen bieden uitgebreide mogelijkheden voor zaakgericht werken, zoals beschreven in CORA 3.0. Bijvoorbeeld voor het verhuren van een woning kan worden vastgelegd wat de aanleiding, het resultaat en de gewenste doorlooptijd is. Het verloop van het proces kan dan afhankelijk van de situatie ingevuld worden door het systeem en keuzes van de corporatiemedewerkers. Hierin kunnen bepaalde processtappen geautomatiseerd doorgevoerd worden. Ook kan de medewerker automatische beslissingen ‘overrulen’ als dat nodig is. Daarnaast houdt het systeem voor alle procesinstanties bij in welke stap ze zich bevinden, door wie voorgaande stappen zijn uitgevoerd en of dit binnen de gewenste prestatieafspraken valt. Kengetallen zoals de doorlooptijd kunnen gekoppeld worden aan een automatische berichtgeving naar de medewerker indien er “gevaar” dreigt. Ook kunnen bepaalde processtatussen teruggekoppeld worden aan bijvoorbeeld de manager óf de huurder.

CORA 3.0 en BPM systemen

Bij de overweging van een BPM systeem is het belangrijk om te bepalen welke processen u als eerst zou willen oppakken. Het is geen kant-en-klare oplossing. De organisatie zal zich ervoor moeten inzetten om stap voor stap steeds meer processen op te nemen in dit systeem, daar waar het voordeel oplevert. Niet alleen moet het verloop van het proces bekend zijn, maar ook de prestatie-indicatoren. CORA 3.0 omschrijft een methode die gebruikt kan worden voor het opstellen hiervan. Daarnaast adviseert CORA dat corporaties gebruik moeten maken van BPMN, een wereldwijd veelgebruikte notatie voor procesmodellen. Deze methode komt daarom terug in veel BPM systemen. Ook omschrijft CORA vier verschillende applicatiestrategieën. Deze zullen ook in (her)overweging genomen moeten worden genomen als u de stap naar een BPM systeem wilt maken.

Afstudeerscriptie Tilburg University

Momenteel schrijf ik mijn afstudeerscriptie over de toepassingsmogelijkheden van BPM systemen voor procesmanagement in de woningcorporatiebranche. Dit doe ik voor de studie Information Management aan de Universiteit van Tilburg en in dienst van VVA-informatisering.

Bent u nieuwsgierig geworden naar de (on)mogelijkheden? Laat het ons weten. Als onafhankelijke adviseur kunnen wij u voorlichten om hier bewuste keuzes in te maken.